Kama majukumu yako ya kila siku yanategemea zaidi ujuzi wako na akili kuliko nguvu, basi wewe ni mtendaji. Na changamoto ya nafasi ya utendaji ni kwamba, upimaji wa kazi yako ni mgumu sana. Mtu anayefanya kazi ya kujenga, ni rahisi sana kupima kazi yake, kwa sababu unaweza kuhesabu amejenga tofali ngapi kwa siku.
![]()
Lakini mkurugenzi mtendaji wa kampuni, siyo rahisi kupima kazi yake ya siku, kwa sababu inahusisha zaidi maamuzi ambayo yanafanyiwa kazi na watu wengine. Hivyo basi njia ya kupima kazi za watendaji ni kuangalia ufanisi wao. Na ufanisi huu unaangaliwa kwa namna wanavyopangilia majukumu yao na muda wao.
Mwandishi na aliyekuwa mshauri wa mambo ya uongozi kwenye biashara, Peter Druker anatupa mbinu za watendaji kuweza kuongeza ufanisi wao na hivyo kuweza kuongeza uzalishaji kwenye kile wanachosimamia na kuendesha.
Mwandishi anaanza kwa kutuambia ya kwamba, vitabu vingi vinavyohusu usimamizi vinafundisha namna ya kuwasimamia watu wengine, ili kuweza kuongeza uzalishaji zaidi. Lakini kitu cha kwanza kabisa unachopaswa kuwa nacho kabla hujaweza kuwasimamia wengine vizuri, lazima uweze kujisimamia wewe mwenyewe kwanza. Na hapa ndipo unapohitaji kujifunza mbinu za kuweza kuongeza ufanisi wako.
Karibu tujifunze kwa pamoja mbinu hizi ili kila mmoja wetu aweze kuongeza ufanisi wake na kuweza kufikia mafanikio makubwa kwenye maisha yetu.
1. Kuwa na ufanisi mkubwa ndiyo jukumu la kwanza la mkurugenzi au mtendaji yeyote. Iwe amejiajiri au ameajiriwa, iwe ni kwenye biashara, taasisi za uma au taasisi nyingine. Mkurugenzi anategemewa kufanya maamuzi sahihi kwa wakati sahihi ili kuweza kuleta uzalishaji mzuri. Hivyo ufanisi ni sifa muhimu kwa kila mtendaji.
SOMA; Mambo Saba(7) Yanayowafanya Wafanyakazi Wengi Kuwa Na Ufanisi Mdogo Kwenye Kazi Zao.
2. Mkurugenzi anapaswa kuwa na uelewa kwenye mambo mengi yanayohusiana na kile anachoongoza na kusimamia. Mfumo wa elimu unapelekea watu kubobea kwenye maeneo madogo, lakini kama unataka kufanikiwa kama mkurugenzi na kiongozi, lazima uwe na uelewa kwenye mambo mbalimbali kama sheria, masoko, uchumi, uhasibu, saikolojia ya binadamu. Yote haya yanahusika katika kuongoza watu vizuri.
3. Changamoto ya watu wengi, hasa vijana wanaoingia kwenye nafasi za kazi na uongozi, ni kuridhika na ile elimu waliyopata ya utaalamu wa eneo fulani pekee. Hivyo kufanya kazi kulingana na kile wanachojua tu. Hawajielimishi kwenye maeneo mengine muhimu na hivyo kushindwa kuwa na mchango mkubwa unaowawezesha kupanda juu zaidi.
4. Ufanisi ni kuweza kutumia vizuri rasilimali zilizopo ili kuweza kupata matokeo mazuri na makubwa zaidi. Kwenye taasisi yoyote, rasilimali kuu ni muda, fedha na watu. Pia zipo rasilimali nyingine muhimu kama miundombinu na mashine mbalimbali, namna zinavyotumika vizuri ndivyo zinavyoleta matokeo bora.
5. Ufanisi ni kitu ambacho kinaweza kufundishwa kwa mtu yeyote ule. Hakuna mtu ambaye anazaliwa akiwa na ufanisi kuliko wengine. Ila mazingira yanawatengeneza baadhi ya watu kuwa wafanisi zaidi ya wengine. Unaweza kujifunza na kuwa na ufanisi wa hali ya juu, bila ya kujali unafanya nini.
Zifuatazo ni sifa kuu tano za watendaji na wakurugenzi wenye ufanisi wa hali ya juu, sifa hizi ni tabia ambazo ukiweza kujijengea utaweza kufanya makubwa kwenye kazi zako.
6. Sifa ya kwanza ni kujua muda wao unaenda wapi.
Muda ndiyo rasilimali kuu na adimu kwa mtu yeyote ule. Na kwa wakurugenzi, muda kwao una thamani kubwa zaidi kwa sababu sehemu kubwa ya muda wao inatumiwa na watu wengine. Kuanzia vikao mbalimbali, mikutano na hata kupokea watu na matatizo yao. Wakurugenzi wenye ufanisi mkubwa, wanajua muda wao unakwenda wapi na wanausimamia vizuri.
Hatua ya kuchukua; anza kufuatilia muda wako unautumiaje, jua unafanya nini kwenye kila saa yako ya siku, halafu angalia njia zipi bora za kutumia muda wako. Kama vipo vitu ambavyo unavifanya sana lakini siyo muhimu, acha kuvifanya.
SOMA; Mbinu za kuongeza ufanisi wako kwenye biashara ili kuongeza faida.
7. Sifa ya pili ni kuzingatia kile wanachotoa.
Wakurugenzi wenye ufanisi mara zote hujiuliza swali hili, ni mchango gani hasa wanaotoa. Hawahesabu kazi yao kwa masaa waliyofanya kazi, badala yake wanahesabu kwa matokeo waliyotengeneza, kwa mchango ambao wameutoa. Hawaangalii sana kazi wanayofanya au vifaa wanavyotumia, bali matokeo wanayotaka. Kwa kuanzia hapo wanapata njia bora zaidi za kupata matokeo hayo.
Hatua ya kuchukua; kwa kila kazi unayofanya, anza kufikiria matokeo unayotaka kwanza, halafu jiulize unayafikiaje matokeo hayo. Usijisifu kwa kutumia masaa mengi kwenye kazi, jisifu kwa matokeo uliyozalisha.
8. Sifa ya tatu; kuangalia uimara na nguvu badala ua udhaifu.
Wakurugenzi wenye ufanisi mkubwa wanajua wao na kila mtu wana uimara na madhaifu. Wanajua hakuna mtu ambaye ana uimara tu na amekosa madhaifu. Hivyo katika kufanya kazi na watu, wanaangalia zaidi uimara wa mtu kuliko mapungufu yake. Wao wanachoangalia ni mtu analeta mchango gani kwenye kazi, na kama ni mchango mzuri na unaohitajika sana, wanafanya kazi na mtu huyo, hata kama ana madhaifu makubwa. Hawakazani kupunguza madhaifu, badala yake wanakazana kuongeza uimara.
Hatua ya kuchukua; angalia zaidi ni maeneo gani upo imara na yafanyie kazi zaidi maeneo hayo. Pia unapofanya kazi na watu, angalia ni maeneo yapi wako imara, na yaangalie zaidi hayo. Usikazane kutafuta mtu ambaye hana mapungufu, utaishia kuwa na watu wa kawaida, ambao hawana mchango mkubwa kwako.
9. Sifa ya nne; kuzingatia maeneo machache muhimu.
Wakurugenzi wanajua kwamba wanahitajika kufanya mambo mengi sana kwa wakati mmoja. Lakini wanajua hawawezi kufanya kila kitu, hivyo wanachofanya ni kuchagua yale maeneo machache muhimu sana na kuyafanyia kazi vizuri. Kwa kufanyia kazi maeneo hayo muhimu, wanawezesha maeneo mengine kwenda vizuri zaidi. Wanaweka vipaumbele vyao na kujijengea nidhamu ya kwenda na vipaumbele hivyo, hawajaribu kufanya mambo mengi kwa wakati mmoja, kwa sababu wanajua itawarudisha nyuma.
Hatua ya kuchukua; katika mambo mengi unayotaka kufanya kila siku, weka vipaumbele, chagua yale maeneo machache muhimu sana, ambayo ukiyafanya yanaleta matokeo makubwa na fanyia kazi hayo. Mengine achana nayo kwanza. Na usijaribu kufanya mambo mengi kwa wakati mmoja, fanya jambo moja kwa wakati.
10. Sifa ya tano; kufanya maamuzi yenye ufanisi.
Kazi kuu ya wakurugenzi ni moja, kufanya maamuzi sahihi, kwa wakati sahihi na yanayoleta matokeo makubwa. Wakurugenzi wote wanajua bila ya maamuzi yenye ufanisi, hawawezi kufikisha taasisi zao kule wanakotaka zifike. Wanajua kufanya maamuzi ya haraka, bila ya kuwa na taarifa sahihi ni kufanya maamuzi mabovu. Hivyo wanahakikisha wana kila wanachotaka ili kufanya maamuzi sahihi kwa ukuaji wa taasisi zao.
Hatua ya kuchukua; weka vipaumbele kwenye yale maamuzi muhimu sana kwenye kile unachofanyia kazi au kusimamia. Hakikisha unapata taarifa sahihi ili uweze kufanya maamuzi sahihi.
11. Mpangilio wako wa matumizi ya muda kama mtendaji unaweza kuathiri sana utendaji wako. Kwa mfano kutenga masaa mawili ya kufanyia kazi ripoti, ambayo hayana usumbufu, utaweza kufanya kazi nzuri na bora, kuliko kutenga nusu saa nne zenye usumbufu kufanyia kazi ripoti hiyo. Hivyo tenga muda mkubwa wa kufanya yale majukumu makubwa na muhimu, usiruhusu usumbufu kwenye muda huo.
12. Kadiri taasisi inavyokuwa kubwa, ndivyo ufanisi unavyozidi kushuka. Kwa sababu kunakuwa na mambo mengi ya kufanyia kazi, kunakuwa na maamuzi mengi ya kufanya, vikao vingi vya kujadili mambo na vikao virefu kwa sababu ya wingi wa watu. Kama mkurugenzi usipokuwa makini, utajikuta muda wako unaishia kufanya mambo ambayo hayana uzalishaji mkubwa.
13. Katika kusimamia vizuri muda wako kama mtendaji au mkurugenzi, vipo vitu vinne muhimu unapaswa kufanya;
Cha kwanza ni kujua yale mambo ambayo ni muhimu zaidi kwako kufanya, na kuyapangilia kuanza nayo kwenye siku yako ya kazi.
Cha pili ni kuchanganya yale mambo ambayo yanaendana na kuyafanya pamoja. Hii itapunguza mambo unayopanga kufanya.
Cha tatu ni kuacha kabisa kufanya yale mambo unayofanya sasa, lakini hayana mchango wowote kwa kule unakotaka kufika.
Cha nne ni kuwapa wengine majukumu ambayo siyo lazima wewe ufanye. Kama kuna kitu unafanya sasa, ambacho mtu mwingine anaweza kukifanya vizuri, usikifanye, tafuta wa kukifanya.
14. Kila taasisi inahitaji kufanya vizuri kwenye maeneo matatu muhimu.
Eneo la kwanza ni kupata matokeo ya moja kwa moja, kwenye kile ambacho inafanyia kazi. Kama ni shule basi wanafunzi wanafaulu, kama ni hospitali wagonjwa wanapata huduma nzuri.
Eneo la pili ni kujenga jina la taasisi kwa yale ambayo taasisi inasimamia, kwa namna inavyofanya mambo yake, na sifa yake kwenye jamii.
Eneo la tatu ni kuandaa watu wa kuongoza taasisi hiyo kwa siku zijazo. Kuandaa viongozi watakaoshika usukani na kuendeleza taasisi.
Yote haya ni majukumu ya mkurugenzi na mkurugenzi mwenye ufanisi anayapa hayo kipaumbele.
SOMA; Tabia Nne(4) Zitakazokuwezesha Wewe Kuwa Na Ufanisi Mkubwa Kwenye Kazi Zako.
15. Katika kuajiri watu wa kukusaidia, unahitaji kuwa na majukumu ya kazi kwanza, kisha unajiri mtu anayeweza kuyafanya, kwa njia hii utaweza kupata wafanyakazi bora na wanaoweza kusaidiana kulingana na mwingiliano wa majukumu uliopo kwenye kazi, yaani eneo moja kutegemea eneo jingine. Lakini ukiajiri kwanza watu na kuangalia unaweza kuwapa kazi gani wafanye, utajikuta unachanganya mambo na kufanya kazi ziwe ngumu kwa wengine.
16. Unapoajiri watu, jua kabisa ni namna gani unakwenda kuwapima, na inapaswa iwe kwenye utendaji wao. Hata kama unataka kuwapandisha vyeo au kuwapa zawadi, basi hilo litokane na utendaji wao. Kwa njia hii utahamasisha watu kutenda zaidi, kuliko kutumia vigezo ambavyo siyo vya utendaji.
17. Wakurugenzi wenye ufanisi mkubwa wanajua kitu kimoja muhimu, kama wameajiri mtu kwenye eneo fulani na utendaji wao siyo mzuri, basi wanamwondoa mara moja. Hawamwondoi kwa sababu mtu huyo hawezi, ila kwa sababu sehemu ile haimfai. Na kwa kufanya hivyo wanawasaidia wale watu na taasisi kwa ujumla. Mtu anapofanya kazi ambayo ipo nje ya uwezo wake, anaifanya kwa viwango vya chini, hilo linamuumiza yeye binafsi, linawarudisha wenzake nyuma na hata kutengeneza mfano mbaya ambao wengine wanaweza kuuiga.
18. Umbali kutoka kwa kiongozi na mfanyakazi wa kawaida huwa haubadiliki, ni uleule. Hivyo kiongozi anapokufanya vizuri, mfanyakazi wa kawaida naye anafanya vizuri, na akifanya vibaya hata mfanyakazi wa kawaida pia anafanya vibaya. Hivyo wakurugenzi wenye ufanisi wanajua njia bora ya kuongeza ufanisi kwa haraka, siyo kuanza na wafanyakazi wa kawaida ambao ni wengi, bali kuanza na viongozi ambao ni wachache, uzalishaji wao ukipanda, na ule wa walio chini yao unapanda pia.
19. Kama ipo siri moja kubwa ya ufanisi, basi siri hiyo ni kukusanya vile muhimu pamoja. Yaani kuweka juhudi, maarifa nguvu na muda kwenye yale mambo muhimu kwanza. Siyo siri, ipo wazi kabisa, lakini wengi hawawezi kutumia mbinu hiyo. Wakurugenzi wenye ufanisi wanalijua hili, na wanajua silaha yao kuu ni kusema HAPANA. Wanajua bila kusema hapana, watajikuta wakitawanya kila kitu na kushindwa kuona matokeo wanayozalisha.
20. Ili kuweza kufanya kazi nzuri leo, na kujiandaa kwa kazi nzuri kesho, lazima kwanza kupitia kazi ya jana. Watu wengi wamekuwa wanafanya kile walichofanya jana kwa sababu ya mazoea, na pia ni rahisi kufanya. Lakini wakurugenzi wenye mafanikio wanajua kitu kimoja, leo siyo jana na kesho haitakuwa leo. Hivyo huanza kusafisha jana ili kuweza kufanya vizuri leo. Na hujiuliza swali moja; ikiwa kile tulichofanya jana, ndiyo tungekuwa tunakianza leo, tungekianza? Kama jibu ni hapana wanaacha kukifanya na kuangalia yale muhimu zaidi kwa leo na kesho. Kwa njia hii hawapitwi na wakati na wanabadilika kabla mabadiliko hayajawaondoa kwenye nafasi zao.
Wewe ni mtendaji, wewe ni mkurugenzi wa kazi unayofanya, biashara unayofanya na hata maisha yako kwa ujumla. Kadiri unavyokuwa na ufanisi mkubwa, ndivyo unavyoweza kufikia ndoto na maono makubwa uliyonayo kwenye maisha yako. Fanyia kazi haya uliyojifunza, ili uweze kupiga hatua.
Fanyia kazi haya ambayo umejifunza kwenye uchambuzi wa kitabu hiki ili uweze kuona matokeo bora kwenye maisha yako.
Kupata vitabu vya Kiswahili vya kujisomea ili kuweza kufanikiwa kwenye kazi, biashara na maisha kwa ujumla, tembelea MOBILE UNIVERSITY (www.mobileuniversity.ac.tz)
Rafiki na Kocha wako,
Makirita Amani,
www.kisimachamaarifa.co.tz/makirita
Lakini mkurugenzi mtendaji wa kampuni, siyo rahisi kupima kazi yake ya siku, kwa sababu inahusisha zaidi maamuzi ambayo yanafanyiwa kazi na watu wengine. Hivyo basi njia ya kupima kazi za watendaji ni kuangalia ufanisi wao. Na ufanisi huu unaangaliwa kwa namna wanavyopangilia majukumu yao na muda wao.
Mwandishi na aliyekuwa mshauri wa mambo ya uongozi kwenye biashara, Peter Druker anatupa mbinu za watendaji kuweza kuongeza ufanisi wao na hivyo kuweza kuongeza uzalishaji kwenye kile wanachosimamia na kuendesha.
Mwandishi anaanza kwa kutuambia ya kwamba, vitabu vingi vinavyohusu usimamizi vinafundisha namna ya kuwasimamia watu wengine, ili kuweza kuongeza uzalishaji zaidi. Lakini kitu cha kwanza kabisa unachopaswa kuwa nacho kabla hujaweza kuwasimamia wengine vizuri, lazima uweze kujisimamia wewe mwenyewe kwanza. Na hapa ndipo unapohitaji kujifunza mbinu za kuweza kuongeza ufanisi wako.
Karibu tujifunze kwa pamoja mbinu hizi ili kila mmoja wetu aweze kuongeza ufanisi wake na kuweza kufikia mafanikio makubwa kwenye maisha yetu.
1. Kuwa na ufanisi mkubwa ndiyo jukumu la kwanza la mkurugenzi au mtendaji yeyote. Iwe amejiajiri au ameajiriwa, iwe ni kwenye biashara, taasisi za uma au taasisi nyingine. Mkurugenzi anategemewa kufanya maamuzi sahihi kwa wakati sahihi ili kuweza kuleta uzalishaji mzuri. Hivyo ufanisi ni sifa muhimu kwa kila mtendaji.
SOMA; Mambo Saba(7) Yanayowafanya Wafanyakazi Wengi Kuwa Na Ufanisi Mdogo Kwenye Kazi Zao.
2. Mkurugenzi anapaswa kuwa na uelewa kwenye mambo mengi yanayohusiana na kile anachoongoza na kusimamia. Mfumo wa elimu unapelekea watu kubobea kwenye maeneo madogo, lakini kama unataka kufanikiwa kama mkurugenzi na kiongozi, lazima uwe na uelewa kwenye mambo mbalimbali kama sheria, masoko, uchumi, uhasibu, saikolojia ya binadamu. Yote haya yanahusika katika kuongoza watu vizuri.
3. Changamoto ya watu wengi, hasa vijana wanaoingia kwenye nafasi za kazi na uongozi, ni kuridhika na ile elimu waliyopata ya utaalamu wa eneo fulani pekee. Hivyo kufanya kazi kulingana na kile wanachojua tu. Hawajielimishi kwenye maeneo mengine muhimu na hivyo kushindwa kuwa na mchango mkubwa unaowawezesha kupanda juu zaidi.
4. Ufanisi ni kuweza kutumia vizuri rasilimali zilizopo ili kuweza kupata matokeo mazuri na makubwa zaidi. Kwenye taasisi yoyote, rasilimali kuu ni muda, fedha na watu. Pia zipo rasilimali nyingine muhimu kama miundombinu na mashine mbalimbali, namna zinavyotumika vizuri ndivyo zinavyoleta matokeo bora.
5. Ufanisi ni kitu ambacho kinaweza kufundishwa kwa mtu yeyote ule. Hakuna mtu ambaye anazaliwa akiwa na ufanisi kuliko wengine. Ila mazingira yanawatengeneza baadhi ya watu kuwa wafanisi zaidi ya wengine. Unaweza kujifunza na kuwa na ufanisi wa hali ya juu, bila ya kujali unafanya nini.
Zifuatazo ni sifa kuu tano za watendaji na wakurugenzi wenye ufanisi wa hali ya juu, sifa hizi ni tabia ambazo ukiweza kujijengea utaweza kufanya makubwa kwenye kazi zako.
6. Sifa ya kwanza ni kujua muda wao unaenda wapi.
Muda ndiyo rasilimali kuu na adimu kwa mtu yeyote ule. Na kwa wakurugenzi, muda kwao una thamani kubwa zaidi kwa sababu sehemu kubwa ya muda wao inatumiwa na watu wengine. Kuanzia vikao mbalimbali, mikutano na hata kupokea watu na matatizo yao. Wakurugenzi wenye ufanisi mkubwa, wanajua muda wao unakwenda wapi na wanausimamia vizuri.
Hatua ya kuchukua; anza kufuatilia muda wako unautumiaje, jua unafanya nini kwenye kila saa yako ya siku, halafu angalia njia zipi bora za kutumia muda wako. Kama vipo vitu ambavyo unavifanya sana lakini siyo muhimu, acha kuvifanya.
SOMA; Mbinu za kuongeza ufanisi wako kwenye biashara ili kuongeza faida.
7. Sifa ya pili ni kuzingatia kile wanachotoa.
Wakurugenzi wenye ufanisi mara zote hujiuliza swali hili, ni mchango gani hasa wanaotoa. Hawahesabu kazi yao kwa masaa waliyofanya kazi, badala yake wanahesabu kwa matokeo waliyotengeneza, kwa mchango ambao wameutoa. Hawaangalii sana kazi wanayofanya au vifaa wanavyotumia, bali matokeo wanayotaka. Kwa kuanzia hapo wanapata njia bora zaidi za kupata matokeo hayo.
Hatua ya kuchukua; kwa kila kazi unayofanya, anza kufikiria matokeo unayotaka kwanza, halafu jiulize unayafikiaje matokeo hayo. Usijisifu kwa kutumia masaa mengi kwenye kazi, jisifu kwa matokeo uliyozalisha.
8. Sifa ya tatu; kuangalia uimara na nguvu badala ua udhaifu.
Wakurugenzi wenye ufanisi mkubwa wanajua wao na kila mtu wana uimara na madhaifu. Wanajua hakuna mtu ambaye ana uimara tu na amekosa madhaifu. Hivyo katika kufanya kazi na watu, wanaangalia zaidi uimara wa mtu kuliko mapungufu yake. Wao wanachoangalia ni mtu analeta mchango gani kwenye kazi, na kama ni mchango mzuri na unaohitajika sana, wanafanya kazi na mtu huyo, hata kama ana madhaifu makubwa. Hawakazani kupunguza madhaifu, badala yake wanakazana kuongeza uimara.
Hatua ya kuchukua; angalia zaidi ni maeneo gani upo imara na yafanyie kazi zaidi maeneo hayo. Pia unapofanya kazi na watu, angalia ni maeneo yapi wako imara, na yaangalie zaidi hayo. Usikazane kutafuta mtu ambaye hana mapungufu, utaishia kuwa na watu wa kawaida, ambao hawana mchango mkubwa kwako.
9. Sifa ya nne; kuzingatia maeneo machache muhimu.
Wakurugenzi wanajua kwamba wanahitajika kufanya mambo mengi sana kwa wakati mmoja. Lakini wanajua hawawezi kufanya kila kitu, hivyo wanachofanya ni kuchagua yale maeneo machache muhimu sana na kuyafanyia kazi vizuri. Kwa kufanyia kazi maeneo hayo muhimu, wanawezesha maeneo mengine kwenda vizuri zaidi. Wanaweka vipaumbele vyao na kujijengea nidhamu ya kwenda na vipaumbele hivyo, hawajaribu kufanya mambo mengi kwa wakati mmoja, kwa sababu wanajua itawarudisha nyuma.
Hatua ya kuchukua; katika mambo mengi unayotaka kufanya kila siku, weka vipaumbele, chagua yale maeneo machache muhimu sana, ambayo ukiyafanya yanaleta matokeo makubwa na fanyia kazi hayo. Mengine achana nayo kwanza. Na usijaribu kufanya mambo mengi kwa wakati mmoja, fanya jambo moja kwa wakati.
10. Sifa ya tano; kufanya maamuzi yenye ufanisi.
Kazi kuu ya wakurugenzi ni moja, kufanya maamuzi sahihi, kwa wakati sahihi na yanayoleta matokeo makubwa. Wakurugenzi wote wanajua bila ya maamuzi yenye ufanisi, hawawezi kufikisha taasisi zao kule wanakotaka zifike. Wanajua kufanya maamuzi ya haraka, bila ya kuwa na taarifa sahihi ni kufanya maamuzi mabovu. Hivyo wanahakikisha wana kila wanachotaka ili kufanya maamuzi sahihi kwa ukuaji wa taasisi zao.
Hatua ya kuchukua; weka vipaumbele kwenye yale maamuzi muhimu sana kwenye kile unachofanyia kazi au kusimamia. Hakikisha unapata taarifa sahihi ili uweze kufanya maamuzi sahihi.
11. Mpangilio wako wa matumizi ya muda kama mtendaji unaweza kuathiri sana utendaji wako. Kwa mfano kutenga masaa mawili ya kufanyia kazi ripoti, ambayo hayana usumbufu, utaweza kufanya kazi nzuri na bora, kuliko kutenga nusu saa nne zenye usumbufu kufanyia kazi ripoti hiyo. Hivyo tenga muda mkubwa wa kufanya yale majukumu makubwa na muhimu, usiruhusu usumbufu kwenye muda huo.
12. Kadiri taasisi inavyokuwa kubwa, ndivyo ufanisi unavyozidi kushuka. Kwa sababu kunakuwa na mambo mengi ya kufanyia kazi, kunakuwa na maamuzi mengi ya kufanya, vikao vingi vya kujadili mambo na vikao virefu kwa sababu ya wingi wa watu. Kama mkurugenzi usipokuwa makini, utajikuta muda wako unaishia kufanya mambo ambayo hayana uzalishaji mkubwa.
13. Katika kusimamia vizuri muda wako kama mtendaji au mkurugenzi, vipo vitu vinne muhimu unapaswa kufanya;
Cha kwanza ni kujua yale mambo ambayo ni muhimu zaidi kwako kufanya, na kuyapangilia kuanza nayo kwenye siku yako ya kazi.
Cha pili ni kuchanganya yale mambo ambayo yanaendana na kuyafanya pamoja. Hii itapunguza mambo unayopanga kufanya.
Cha tatu ni kuacha kabisa kufanya yale mambo unayofanya sasa, lakini hayana mchango wowote kwa kule unakotaka kufika.
Cha nne ni kuwapa wengine majukumu ambayo siyo lazima wewe ufanye. Kama kuna kitu unafanya sasa, ambacho mtu mwingine anaweza kukifanya vizuri, usikifanye, tafuta wa kukifanya.
14. Kila taasisi inahitaji kufanya vizuri kwenye maeneo matatu muhimu.
Eneo la kwanza ni kupata matokeo ya moja kwa moja, kwenye kile ambacho inafanyia kazi. Kama ni shule basi wanafunzi wanafaulu, kama ni hospitali wagonjwa wanapata huduma nzuri.
Eneo la pili ni kujenga jina la taasisi kwa yale ambayo taasisi inasimamia, kwa namna inavyofanya mambo yake, na sifa yake kwenye jamii.
Eneo la tatu ni kuandaa watu wa kuongoza taasisi hiyo kwa siku zijazo. Kuandaa viongozi watakaoshika usukani na kuendeleza taasisi.
Yote haya ni majukumu ya mkurugenzi na mkurugenzi mwenye ufanisi anayapa hayo kipaumbele.
SOMA; Tabia Nne(4) Zitakazokuwezesha Wewe Kuwa Na Ufanisi Mkubwa Kwenye Kazi Zako.
15. Katika kuajiri watu wa kukusaidia, unahitaji kuwa na majukumu ya kazi kwanza, kisha unajiri mtu anayeweza kuyafanya, kwa njia hii utaweza kupata wafanyakazi bora na wanaoweza kusaidiana kulingana na mwingiliano wa majukumu uliopo kwenye kazi, yaani eneo moja kutegemea eneo jingine. Lakini ukiajiri kwanza watu na kuangalia unaweza kuwapa kazi gani wafanye, utajikuta unachanganya mambo na kufanya kazi ziwe ngumu kwa wengine.
16. Unapoajiri watu, jua kabisa ni namna gani unakwenda kuwapima, na inapaswa iwe kwenye utendaji wao. Hata kama unataka kuwapandisha vyeo au kuwapa zawadi, basi hilo litokane na utendaji wao. Kwa njia hii utahamasisha watu kutenda zaidi, kuliko kutumia vigezo ambavyo siyo vya utendaji.
17. Wakurugenzi wenye ufanisi mkubwa wanajua kitu kimoja muhimu, kama wameajiri mtu kwenye eneo fulani na utendaji wao siyo mzuri, basi wanamwondoa mara moja. Hawamwondoi kwa sababu mtu huyo hawezi, ila kwa sababu sehemu ile haimfai. Na kwa kufanya hivyo wanawasaidia wale watu na taasisi kwa ujumla. Mtu anapofanya kazi ambayo ipo nje ya uwezo wake, anaifanya kwa viwango vya chini, hilo linamuumiza yeye binafsi, linawarudisha wenzake nyuma na hata kutengeneza mfano mbaya ambao wengine wanaweza kuuiga.
18. Umbali kutoka kwa kiongozi na mfanyakazi wa kawaida huwa haubadiliki, ni uleule. Hivyo kiongozi anapokufanya vizuri, mfanyakazi wa kawaida naye anafanya vizuri, na akifanya vibaya hata mfanyakazi wa kawaida pia anafanya vibaya. Hivyo wakurugenzi wenye ufanisi wanajua njia bora ya kuongeza ufanisi kwa haraka, siyo kuanza na wafanyakazi wa kawaida ambao ni wengi, bali kuanza na viongozi ambao ni wachache, uzalishaji wao ukipanda, na ule wa walio chini yao unapanda pia.
19. Kama ipo siri moja kubwa ya ufanisi, basi siri hiyo ni kukusanya vile muhimu pamoja. Yaani kuweka juhudi, maarifa nguvu na muda kwenye yale mambo muhimu kwanza. Siyo siri, ipo wazi kabisa, lakini wengi hawawezi kutumia mbinu hiyo. Wakurugenzi wenye ufanisi wanalijua hili, na wanajua silaha yao kuu ni kusema HAPANA. Wanajua bila kusema hapana, watajikuta wakitawanya kila kitu na kushindwa kuona matokeo wanayozalisha.
20. Ili kuweza kufanya kazi nzuri leo, na kujiandaa kwa kazi nzuri kesho, lazima kwanza kupitia kazi ya jana. Watu wengi wamekuwa wanafanya kile walichofanya jana kwa sababu ya mazoea, na pia ni rahisi kufanya. Lakini wakurugenzi wenye mafanikio wanajua kitu kimoja, leo siyo jana na kesho haitakuwa leo. Hivyo huanza kusafisha jana ili kuweza kufanya vizuri leo. Na hujiuliza swali moja; ikiwa kile tulichofanya jana, ndiyo tungekuwa tunakianza leo, tungekianza? Kama jibu ni hapana wanaacha kukifanya na kuangalia yale muhimu zaidi kwa leo na kesho. Kwa njia hii hawapitwi na wakati na wanabadilika kabla mabadiliko hayajawaondoa kwenye nafasi zao.
Wewe ni mtendaji, wewe ni mkurugenzi wa kazi unayofanya, biashara unayofanya na hata maisha yako kwa ujumla. Kadiri unavyokuwa na ufanisi mkubwa, ndivyo unavyoweza kufikia ndoto na maono makubwa uliyonayo kwenye maisha yako. Fanyia kazi haya uliyojifunza, ili uweze kupiga hatua.
Fanyia kazi haya ambayo umejifunza kwenye uchambuzi wa kitabu hiki ili uweze kuona matokeo bora kwenye maisha yako.
Kupata vitabu vya Kiswahili vya kujisomea ili kuweza kufanikiwa kwenye kazi, biashara na maisha kwa ujumla, tembelea MOBILE UNIVERSITY (www.mobileuniversity.ac.tz)
Rafiki na Kocha wako,
Makirita Amani,
www.kisimachamaarifa.co.tz/makirita